+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Нужно ли хранить в печатном виде кадровые документы

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Скачать таблицу со сроками хранения документов в году в Word. Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления. Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам.

За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику. Предприниматели отвечают за хранение самостоятельно. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже.

Это быстро и бесплатно! В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.

Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников.

На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде. В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами ; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ.

На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания. Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу.

Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции. Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий.

Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно. Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.

В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных. Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций. Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников.

Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий. Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.

Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику. Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня.

В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты — реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Заказать журнал. Добрый день. Наше руководство решило купить летом всем сотрудником турпутевки, ведь их теперь можно Заказать сейчас.

Подпишись на нашу рассылку и получай на свою почту последние новости и интересные статьи. Ты с нами? Обратите внимание Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Разное Рабочий день сокращен на час — пособие по уходу за ребенком не полагается. Взносы Какие работники могут рассчитывать на повышенную пенсию. Опрос не активен. Как вы отслеживаете новости для бухгалтера?

Читаю все в социальных сетях С турпутевок платите страховые взносы. Как перестать терять клиентов? Готовые шаблоны с ответами по горячим следам камеральных проверок. Сформировать кадровые документы онлайн. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм и изложить материал доступно, начнем с принципиально важной нормы:.

Из закона вытекает, что создание архива в организации относиться к ее праву, а вот обеспечение сохранности документов к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм есть еще ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации — это требование. В году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо.

В главе Взаимодействие подразумевает обмен не только рабочей информацией, но и кадровой, касающейся вопросов оформления и сопровождения трудовой деятельности работника. Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса. Компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и некоторые другие документы. Для каждого вида документов установили свои сроки хранения в году.

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и т. Для многих разновидностей документов в делопроизводстве, бухучете, корпоративной сфере организация обязана соблюдать особые сроки хранения. Ряд документов хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября г. Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т.

Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов.

В течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности. Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Заполнить кадровые документы онлайн. Общий принцип хранения документа таков: если сотрудник подписывает первичный документ лично, его нужно хранить на бумаге см. Не важно, весь документ вы заполняете вручную или просто вписываете свои данные в готовый шаблон. Пример — заявления сотрудников на отпуск и об увольнении.

Поэтому сейчас экспертное сообщество активно обсуждает детали планируемого перехода к электронным трудовым книжкам, в частности — может ли он произойти одномоментно или необходим переходный период, в течение которого работодатели обязаны будут продолжать вести традиционные трудовые книжки в бумажном формате, и каким по продолжительности должен быть этот период.

Кроме того, обсуждается возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот, что предполагает среди прочего заключение трудовых договоров в электронном виде, но пока даже примерная дата такого перехода не называется.

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года. Кроме того, этот нормативно-правовой акт применяют при формировании дел, подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов.

Интересно, что его положения могут но не обязаны! Это следует из абзаца второго п. Прежде всего заметим, что все сроки хранения в указанном перечне дифференцированы по двум группам организаций :.

Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством п. Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации.

Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч. Для этих целей формируются дела. Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Современные технологии хранения документов помогают компаниям рационально и выгодно хранить как бумаги, необходимые в повседневной работе, так и информацию на разных носителях, которая используется крайне редко.

Любая компания имеет в своем распоряжении множество документов. Если сложить их вместе — получатся настоящие горы. При этом большинство сведений в этих бумагах имеет конфиденциальный характер. Что хранить — понятно. Акция месяца 8- Я инспектор по кадрам.

Оформляю Приказы по личному составу прием, увольнение, отпуск, др Приказ имеет обязательные реквизиты, в том числе подпись руководителя и работника. Где хранится подлинный приказ, а куда делаются копии приказы передаются в бухгалтерию, личное дело работника и отдел кадров или все экземпляры должны быть подлинные? Как показывает практика, далеко не все работники кадровой службы знают о том, что делать с накопившейся документацией.

Да и не только кадровики. Многие сотрудники хранят годами документы, так, на всякий пожарный. К слову о кадровой документации, к которой относятся приказы по личному составу, трудовые договоры, контракты, личные карточки работников и т. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Кадровые документы: переводим в электронный вид

Вопрос такой. Работаю на время отпуска основного работника специалистом по кадрам. Переводы, совмещения, совместительства соответственно все только в программе. Распечатывает только приказы, трудовой договор, доп. Говорит, что это облегчает ей работу, лишних бумаг нет штат всего лишь человек! Вопрос: правомерны ли ее действи?.

В целом все кадровые документы можно разделить на три группы: подпись , оформлять и хранить документы в электронном виде.

Перейти полностью на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве не получится

Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение. Подход должен быть единым и не противоречащим законодательству. Документы, обязательные по законодательству, под которыми Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты требуют простановки подписи или указано, что они должны оформляться именно в письменной форме. Документы, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме. Например, локальные нормативные акты ст. Отдельно следует сказать про трудовой договор ст. Согласно ст. Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. При этом Трудовой кодекс прямо предусмотрел возможность заключения трудового договора с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей только для дистанционных сотрудников глава В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы?

Акция месяца 8 88 Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар. Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все о хранении кадровых документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Как хранить кадровые документы

Скачать таблицу со сроками хранения документов в году в Word. Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления. Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику.

Нужно ли хранить в печатном виде кадровые документы

Готовые шаблоны с ответами по горячим следам камеральных проверок. Сформировать кадровые документы онлайн. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм и изложить материал доступно, начнем с принципиально важной нормы:. Из закона вытекает, что создание архива в организации относиться к ее праву, а вот обеспечение сохранности документов к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм есть еще ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации — это требование. Дело в том, что, по сути, кроме архивного способа хранения документов иных способов нет. Эксперты Системы Главбух объясняют, как хранить кадровые документы в организации.

В целом все кадровые документы можно разделить на три группы: подпись , оформлять и хранить документы в электронном виде.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников. На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. liogetmitools

    Алибаба и другие, поменяют юрисдикцию,кошельки и будут выводить деньги за границей с более низким налогообложением. К примеру в Болгарии где налог у фирм без НДС 10 с НДС другой налог

  2. argerroi

    Какой ты умный !